Les statuts et le règlement intérieur :
Les rôles du Président, des élus, des collaborateurs, sont formalisés au minimum dans les statuts et/ou le règlement intérieur* de l’Organisation Professionnelle. Les statuts et/ou le règlement intérieur précisent, au minimum, les points suivants :

• le domaine de responsabilité, en matière de prise décision stratégique, économique, technique et politique,
• la durée du mandat pour les élus,
• les missions générales,
• le rôle du président, garant, notamment : du bon fonctionnement de l’Organisation Professionnelle,
  du retour d’information dans le rapport moral des actions menées, de la validation et du suivi des actions de actions d’influence représentant l’intérêt général,
• la liste et le rôle des instances décisionnelles,
• le rôle des collaborateurs,
• le rôle des élus et leur responsabilité en tant que membre de l’Organisation Professionnelle,
• les conditions d’adhésion et de radiation.

L’Organisation Professionnelle formalise et respecte les règles de mise à jour de ses statuts.

Le fonctionnement de l’Organisation Professionnelle :

L’organisation professionnelle a formalisé la liste de ses instances de fonctionnement* en précisant :

• leur composition,
• leur objet,
• leur mode de fonctionnement.

Il s’agit au minimum des instances décisionnelles citées dans les statuts : l’assemblée générale, le conseil d’administration, le bureau le cas échéant. Cette liste est tenue à jour et communiquée aux adhérents.
 

L’Organisation Professionnelle a défini et formalisé des règles de conduite afin de gérer les relations élus/collaborateurs - adhérents. Celles-ci traitent au moins des points suivants :

• relations élus - adhérents,
• relations collaborateurs - adhérents,
• relations élus/collaborateurs avec l’extérieur (monde politique, administratif, économique).

Ces règles de conduite sont communiquées par le biais d’au moins un support d’information, mis à disposition de tous les adhérents et diffusé systématiquement aux élus et aux collaborateurs.

L’Organisation Professionnelle a défini et formalisé des règles de confidentialité. Celles-ci traitent au moins des points suivants :

• obligations des élus, des collaborateurs en matière de confidentialité,
• liste des domaines d’information soumis aux règles de confidentialité,
• modalités mises en place pour préserver la confidentialité dans les échanges d’informations.

Ces règles de confidentialité sont communiquées par le biais d’au moins un support d’information, mis à disposition de tous les adhérents.
 

L’Organisation Professionnelle a défini et formalisé des critères d’adhésion communiqués sur au moins un support de communication à caractère institutionnel. Ces critères d’adhésion doivent prendre en compte au moins un des points suivants :

• métier(s)/activité(s) représenté(e)(s),
• respect du code de déontologie professionnelle lorsqu’il existe,
• qualification professionnelle minimum requise.

L’Organisation Professionnelle élabore annuellement un budget prévisionnel, validé par les instances habilitées, au minimum une fois par an par l’Assemblée Générale.

Les comptes sont validés annuellement par les instances habilitées, au minimum une fois par an par l’Assemblée Générale.

L’Organisation Professionnelle définit dans une procédure, les modalités de suivi de ses cotisations, de l’appel de cotisation à la radiation.

L’Organisation Professionnelle définit ses modalités de recrutement.

Le barème de cotisations est communiqué sur demande à l’adhérent.

L’Organisation Professionnelle a élaboré l’organigramme de l’ensemble de ses collaborateurs.

Une description de poste existe pour chaque fonction de l’équipe de collaborateurs.

Une fois par an, les collaborateurs bénéficient d’un entretien d’évaluation ayant pour but de réaliser un bilan de l’année écoulée, de fixer des objectifs professionnels pour l’année à venir, d’identifier les éventuels besoins en formation des collaborateurs.

L’Organisation Professionnelle évalue et formalise, chaque année, les besoins en formation des collaborateurs, élabore un plan de formation qui est mis en place et évalué.

L‘Organisation Professionnelle a défini les modalités de communication entre ses collaborateurs.

Exemples :
Réunions (liste des réunions concernées, fréquence, participants, objectifs, modalités d’organisation : avec ou sans CR, …), intranet, …

L’Organisation Professionnelle réalise ou fait réaliser une veille selon une cartographie formalisée et précisant :

• les domaines de veille (réglementaire, technique, sociale, statistique, économique…),
• les responsabilités en terme de réalisation,
• les moyens mis en œuvre,
• les fréquences,
• les modalités (media et fréquence, destinataires) de diffusion de l’information aux adhérents

Elle donne lieu à une évaluation au moins une fois par an.
 

L’Organisation Professionnelle formalise la cartographie de sa communication interne qui reprend :

• la liste des ses supports d’information, il peut s’agir de : lettres, circulaires, revue des adhérents, lettre d’abonnement Internet, mails d’alerte, ….
• leur fréquence,
• leur mode de diffusion (site Internet, lettre électronique, fax, courrier…),
• la nature des informations transmises (techniques, juridiques, d’ordre général…).

L’Organisation Professionnelle a formalisé et mis en place une organisation lui permettant de :

• identifier les informations pertinentes à dispenser,
• identifier des supports d’information nécessaires,
• vérifier la fiabilité des informations avant diffusion,
• respecter des fréquences de parution annoncées,
• s’assurer de la pertinence des supports d’information par type d’information,

définir des règles de diffusion : délai de diffusion de l’information lorsqu’elle est connue, existence et mise à jour d’un fichier des destinataires.

Les informations transmises aux adhérents :

• L’Organisation Professionnelle réalise et diffuse au moins une fois par an un rapport moral et un rapport financier.
• L’Organisation Professionnelle définit et formalise un descriptif précis des services proposés aux adhérents. Ces éléments sont communiqués par le biais d’au moins un support d’information diffusé systématiquement à tous les nouveaux adhérents* et sur demande pour les adhérents* actuels.

Questions émises par écrit :
 

L’Organisation Professionnelle a défini et respecte des règles en matière de réponse aux questions des adhérents transmises par courriers/fax/courriels et relatives aux sujets pour lesquels l’Organisation Professionnelle s'est déclarée compétente:

• réponse écrite ou téléphonique à toutes questions émises par courriers/fax/courriels dans un délai de 7 jours ouvrés maximum.
• Lorsqu’une réponse définitive ne peut être donnée, la réponse adressée à l’adhérent précise alors le délai nécessaire ainsi que les coordonnées de la personne en charge du dossier,
• réponse individualisée aux adhérents,
• réponse aux questions par le rédacteur le mieux adapté. Pour ce faire, l’Organisation Professionnelle a formalisé une liste des rédacteurs (internes ou externes) par type de domaine concerné.

Questions émises par téléphone : cf engagement 10.1
 

 

Cet engagement s’applique au moins aux réunions des instances statutaires (AG, conseil, commissions, …).

L’Organisation Professionnelle a défini et formalisé des règles de réalisation des réunions, celles-ci prévoient :

• la liste des réunions prévues sur une période donnée (sur l’année, le trimestre ou le mois), communiquée aux adhérents concernés,
• l’organisation en trois phases : la préparation, le déroulement, et l’après réunion.

La phase de préparation comprend au minimum :

• l’envoi ou la mise à disposition des documents préparatoires aux réunions si nécessaire,
• la maîtrise de la logistique : choix du lieu de la réunion : adaptation au nombre de participants et aux moyens techniques nécessaires, les conditions d’accueil des participants : organisation de pauses, mise à disposition d’eau, (…), formalisation de la liste des participants, envoi des invitations au moins 15 jours ouvrés avant la date de réunion,

Les invitations aux réunions précisent l’ordre du jour, le lieu et les horaires de réunions, elles sont transmises au moins 15 jours ouvrés avant leur tenue. (sauf urgence justifiée)

(...)
La phase de déroulement comprend au minimum :

• la maîtrise de la logistique : respect de l’ordre du jour, respect des horaires, utilisation d’une feuille d’émargement.

L’après réunion comprend au minimum :

• l’envoi du compte-rendu de réunion 1 mois au plus tard après la réunion.
• L’envoi du compte-rendu aux présents et aux absents.

Sauf conditions particulières de confidentialité signalées en cours de réunion, toute réunion donne lieu à la diffusion sous 1 mois maximum d’un compte-rendu reprenant la synthèse des informations délivrées, les décisions prises. Si le délai entre deux réunion est inférieur à un mois, le compte-rendu est diffusé avant la réunion suivante au minimum aux participants.
L’Organisation Professionnelle réalise des réunions thématiques adaptées aux besoins des participants, ces besoins sont identifiés et formalisés.

L’Organisation Professionnelle définit pour chaque type de réunion le type de compte-rendu à établir ainsi que ses modalités de diffusion (liste des destinataires et moyens de diffusion).

L’accueil téléphonique respecte les critères suivants :

• l’interlocuteur est aimable,
• l’interlocuteur énonce au minimum la dénomination de son Organisation Professionnelle,
• l’interlocuteur oriente vers le correspondant approprié s’il ne peut répondre lui-même à la question posée. Si ce n'est pas possible, il vous propose de : prendre un message afin de vous faire rappeler dans les 48 heures ouvrées maximum, par la personne la plus apte à vous renseigner,
  ou fixer un rendez-vous téléphonique avec le correspondant approprié (rappel par l’OP ou l’adhérent selon sa convenance),
• pour les appels hors standard, tout contact avec un adhérent est mémorisé par une trace écrite ou informatique qui permet de retrouver sa trace en cas de besoin.

L’accueil physique dans les locaux respecte les critères suivants :

• l’interlocuteur est aimable et souriant,
• La disposition des locaux permet d’assurer la confidentialité des entretiens : mise en place de claustras et / ou séparation de la zone d’attente de la zone d’entretien ou possibilité d’entretien dans un bureau fermé,
• une signalétique adaptée à la configuration des locaux est mise en place. Elle précise au minimum : le nom de l’Organisation Professionnelle, l’accès au parking visiteurs lorsqu’il existe,
  la localisation de l’Organisation Professionnelle (étage, porte, …), les jours et horaires d’ouverture (ou la notion de prise de rdv), 
• A l’intérieur de l’OP, les services et les salles de réunion doivent être identifiés et indiqués et la liste et le lieu des réunions du jour doivent être affichés,

Un plan d’accès est envoyé sur demande à tous les visiteurs ou est consultable sur le site Internet lorsqu’il existe.

L’Organisation Professionnelle a défini ses jours et horaires d’accueil téléphonique et physique, ceux-ci sont communiqués sur au moins un support écrit (papier ou site Internet) et sur la bande annonce de son attente téléphonique.
 

L’Organisation Professionnelle établit une procédure de gestion des prestataires.

Elle prévoit de définir la liste de ses prestataires extérieurs, leur domaine d’intervention, leur date de sélection.
L’Organisation Professionnelle formalise les critères de sélection et le contenu des missions de ses prestataires. Ceux-ci sont évalués annuellement.

En cas d’anomalie lors de l’intervention du prestataire et/ou à la suite de l’évaluation du prestataire, l’Organisation Professionnelle met en place l’action corrective appropriée :

• demande d’amélioration auprès prestataire,
• rupture de collaboration.